Politik for rekruttering, uddannelse og fastholdelse af trænere

Målgruppe

Trænere til følgende medlemsgrupper:

• 5-7 år: leg
• 8 -10 år: begynder
• 10 år-: let/mellemsvær
• 13år-: mellemsvær/svær
• TVO: mellemsvær/svær (fra man kan løbe mellemsvær i en fremmed skov)
• Voksne: begyndere/let/mellemsvær
• Voksne: mellemsvær/svær

Formål:

• Sikre at alle medlemmer i OK Gorm tilbydes kvalificeret O-teknisk træning.
• Sikre at klubben har trænere med de nødvendige kompetencer til de respektive grupper.
• Sikre at klubben har det antal trænere der er behov for.
• Sikre at klubbens trænere fastholdes.

Prioritering:

I budgettet afsættes årligt midler ift:

• Uddannelse af trænere (Træner 1, træner 2, trænerseminarer, diplom).
• Social aktivitet for alle trænere.
• Formand, formand for ungdomsudvalg og formand for træningsudvalget afholder årlige samtaler med trænerne, hvor trænernes behov og ønsker afdækkes mhp. at implementere dette i organisering og planlægning af de(t) kommende år.

Ansvarlig for politikken:

Formanden er overordnet ansvarlig for politikken.
Medansvarlige: Formand for ungdomsudvalg og formand for træningsudvalg.

 

Kommunikation:

Klubben sikrer sig, at klubbens medlemmer og samarbejdspartnere får kendskab til politikken ved:

• At orientere herom på generalforsamling, medlemsmøder og forældremøder.
• At politikken findes på klubbens hjemmeside.

Målsætning:

Kontinuerligt have en gruppe af trænere, således at der er 1 hovedtræner og 2 hjælpetrænere til hver af følgende grupper:

• Børn indtil 12 år begynder / let orientering
• Børn 11 – 13 år øvede let / mellemsvær orientering
• Junior 13-20 år mellemsvær /svær orientering
• TVO

 Strategi:

• At der er udarbejdet kompetenceprofiler for trænere til de forskellige grupper, start 2012.
• At der arbejdes med 3-årig rekrutteringsplan, som justeres hvert år i november, start november 2011 (jf. beskrivelse, bilag).
• At der hvert år i november rekrutteres trænere til de respektive grupper, start november 2008.
• Rekruttering blandt klubbens medlemmer.
• Udvalgte voksne medlemmer fra klubben.
• Ungdomsløbere 17-20 år.
• At der arbejdes med 3-årig plan for uddannelse af trænere.
• Intern oplæring, beskrives 2012: Træner 1, Træner 2, Diplomtræner.
• Hvert år i november afholdes trænersamtaler, start november 2010 (jf. beskrivelse, bilag).
• At trænerne har relevant uddannelse.
• At TVO hovedtræner er uddannet eller under uddannelse som diplomtræner, måles første gang december 2010.
• At øvrige hovedtrænere er uddannet på minimum træner 2 niveau, måles første gang december 2010.
• At minimum 1 af hjælpertrænerne i hver gruppe er uddannet på minimum træner 1 niveau, måles december 2010.
• At skabe fællesskab / teamfølelse i trænergruppen. Trænere inviteres til årligt møde i december, hvor ønsker til sociale og læringsmæssige fællesskaber drøftes og planlægges for de(t) kommende år. Mødet afsluttes med julefrokost. Opstart 2010.
• At trænerne for tilbudt gratis deltagelse i kurser, uddannelse (læringsmæssige aktiviteter).
• At trænerne får TRÆNER overtræksdragt.

 

Årlige samtaler for trænere i OK Gorm

Systematiserede samtaler der gennemføres en gang årligt mellem træneren og klubbens ledelse.

Formål:

• At anerkende trænerne for deres indsats.
• At fastholde trænerne i klubben.
• At målrette kompetenceudvikling for trænerne.
• At sikre en stadig udvikling og forbedring af O-teknisk og fysisk træning af OK Gorms medlemmer.
• At sikre den bedst mulige anvendelse af de eksisterende trænerressourcer.
• At muliggøre en målrettet indsats omkring rekruttering af trænere (niveau, antal).
• At sikre at trænerressourcer svarer til klubbens behov.

Struktur:

• Afholdes 1 gang årligt i november måned.
• Formand ansvarlig for afholdelsen, kan evt. uddelegeres til formand for henholdsvis ungdomsudvalg, træningsudvalg.
• Aftaler nedskrives og behandles fortroligt i bestyrelsen.

Indhold:

• Hvilke ønsker har du i forhold til træneropgaver for de(t) kommende år.
• Hvor megen tid har du mulighed for at lægge i opgaven.
• Hvilken gruppe af medlemmer ønsker du at træne, henholdsvis på kort og lang sigt.
• Har du forslag til indsatsområder, som klubben med fordel kan udvikle.
• Hvordan oplever du at dine kompetencer anvendes.
• Får du den støtte af ledelsen, som du har brug for, i forhold til dit arbejde som træner.
• Hvordan oplever du at samarbejdet mellem trænerne fungerer.
• Hvilke ønsker har du i forhold til kompetenceudvikling.

OK Gorm nov. 2011

 

Kørselspolitik

Kørsel skal ske efter færdselsloven
Er personer utrygge ved en bestemt persons kørsel skal bestyrelsen kontaktes.
Bestyrelsen skal behandle henvendelsen, således at anmelderen holdes anonym i det omfang det er muligt.
Ved fælles kørsel, specielt over længere afstande, prioriteres det, at de mere erfarne bilister er chauffører, og at der er ældre/mere erfarne bilister med i alle biler.

 

 Gaveregulativ

Faste retningslinjer for Gaver og Tilskud

Trænere: 1 sæt overtrækstøj/softshelljakke i ulige år
Administrativ godtgørelse til bestyrelsesmedlemmer,  formænd for underudvalg og tilmelder:  600 kr/år
Kørselsgodtgørelse til repræsentativ kørsel: Statens laveste takst
Medaljetagere ved Danske Mesterskaber, Orientering/MTBO + ski: Gorm krus
Medaljetagere ved VM: 500 kr.
Afgående bestyrelsesmedlemmer: Gorm-platte, må ikke udleveres ved andre lejligheder
Runde fødselsdage 50, 60, 70, 75, 80, 85, 90, 95: Vingave  (100-150 kr) – efter vurdering
Bryllup, sølvbryllup, guldbryllup, jubilæer: Vingave (100-150 kr) – efter vurdering
Konfirmation: Telegram fra klubben / Buff med Gorm-logo / anden gave
Ærespræmie: Efter omstændighederne

Øvrige udgifter efter bilag

 

Politik for udlån af brikker, kompasser og pandelamper

BRIKKER:

Ungdomsløbere til og med 20 år:

Nye løbere kan låne brik den første sæson. Den enkelte ungdomsløber er selv ansvarlig for at have sin brik med til træning og til åbne løb.
Skulle brikken bort komme afregnes med 250 kr.

 Voksne fra 21 år:

Træning arrangeret af Gorm (eks. tirsdage):
Klubbens brikker stilles til rådighed – nye medlemmer har fortrinsret. Det forventes, at medemmer efter den første sæson anskaffer egen brik.
Træningsløb arrangeret af andre klubber (eks. lørdagstræning):
Hvis ikke man ønsker at købe egen brik, kan man leje hos arrangør i det omfang arrangøren har brikker nok.
Åbne løb hvor der tilmeldes via O-Service:
Hvis ikke man ønsker at købe egen brik, kan man leje hos arrangør.

 

KOMPASSER:

Klubben har et antal kompasser, der kan lånes af:
–     ungdomsløbere op til 12 år
–     nye medlemmer i den første sæson.

 

ADMINISTRATION af klubbens brikker og kompasser:

Den ansvarlige for tirsdagstræningen kontrollerer at klubbens brikker og kompasser er afleveret.

 

PANDELAMPER

Klubben har 10 pandelamper, som kan lånes af de, der gerne vil prøve om natløb, er noget for dem.
Lamperne kan udlånes for en enkelt træningsaften eller en periode.

Udlån for en enkelt træningsaften:
Lamperne SKAL forud reserveres på GORM Event. Tildeling efter først til mølle princippet.
Udgangspunkt klubhuset:
Den træningsansvarlige sørger for udlevering og inddragelse efter endt træning.
Ved nattræninger uden for Jelling Skov, men arrangeret af OK Gorm:
Den træningsansvarlige sørger for at bestilte lamper til aftenens træning bliver udleveret og bragt tilbage på Abrahamsens Gård efter træningen.
Ved nattræninger arrangeret af OK Snab: Træningsudvalget ansvarlig for, hvem der medbringer bestilte lamper og får dem bragt tilbage til Abrahamsens Gård.

Udlån for en periode:
Ønsker man at afprøve en lampe for en periode til klubtræninger eller i forbindelse med deltagelse i en serie af natløbskonkurrencer, (Night Champ, Natugle, mv.) SKAL lån af lampe aftales med Karl Kr. Terkelsen.
Tildeling efter først til mølle princippet. Der kvitteres for modtagelse.

Generelt:
Opladning:
Lamper udlånt for enkelt aften: KKT ansvarlig for genopladning til næste træning.
Lamper udlånt for periode: Instruktionsblad for behandling og opladning ligger i tasken.
Fejl meldes til KKT.
Hvis natløb bliver en aktivitet, man kontinuerligt vender tilbage til, anskaffer man sin egen lampe.

Politik for brikker, kompasser og pandelamper gældende pr. november 2016

Politik for udeblivelser til aktiviteter m. klubtilskud

Ved udeblivelse eller afbud efter tilmeldingsfrist skal klubbens udgifter til løbsafgift inddækkes af det enkelte medlem.
Ved eftertilmelding skal klubbens merudgift tilsvarende inddækkes.
Afbud ved sygdom er gyldig udeblivelse og skal foretages senest om morgenen på løbsdagen.
Afbud gives til: Poul Erik Buch, Jørgen Damgaard eller Pernille Buch ved løb samt ansvarlig for arrangementet i øvrigt.

Politikken omfatter klubtilskud til følgende:

Løbsafgift: Ungdom  100 %, Voksne  50 % løbsafgift  til DM’er + divisionsmatcher.
(Kørsel er som udgangspunkt ikke omfattet).

Stævner og ture med klubtilskud.

 Klubfesten

 

Takt og Tone for Facebook i OK Gorm.

• Der skal holdes en ordentlig tone på Facebook.
• Enhver bruger af Facebook skal overveje konsekvenser af, hvad man skriver – alle kan se det! Så forestil dig altid, at det, du skriver, vil blive læst af medlemmer, venner, samarbejdspartnere, pressen mf.
• Takt og tone – Optræd med respekt overfor andre. Undgå ‘højtråbende’ diskussioner og hold dig til saglige argumenter. Nedværdigende, injurierende eller truende indlæg kan således under ingen omstændigheder accepteres på siderne.
• En grundlæggende regel er: Vær venlig og korrekt! Klubbens handlinger på Facebook definerer i høj grad, hvordan OK Gorm opfattes af brugerne – og der skal ikke meget til, før de dårlige historier spredes i netværket.
• Husk at respektere privatlivets fred, dvs. man må ikke offentliggøre andre personers fulde navn, adresse, telefonnummer, email-adresse osv.
• Indlæg må ikke indeholde ophavsretsbeskyttet materiale. Man må ikke uploade videoer eller billeder, som man ikke har rettigheder til, eller som indeholder voldeligt, pornografisk eller på anden måde stødende materiale.
• Vær opmærksom på at bruge billeder med omtanke. Der må ikke vises billeder med situationer, som vil være ubehagelige eller kan give problemer for den portrætterede.

OK Gorm dec. 2015

Politik for brug af billeder og video i OK Gorm.

• OK Gorm/Skiklubben Gorm bruger billeder i trykte og digitale medier. På den måde er det muligt for medlemmerne, forældre, kollegaer og andre interessenter at følge med i klubbens dagligdag. Gennem billeder og film fortæller vi de gode historier, deler viden og informerer om begivenheder og arrangementer.
• Vi har stort fokus på, at offentliggørelsen skal overholde gældende lovgivning og almindelig moral og etik. Ingen skal føle sig udstillet, udnyttet eller krænket. Derfor vurderer vi altid, hvad der er egnet til at dele med andre – og modtager vi evt. indvendinger, vil et billede eller en video blive fjernet i det omfang, det er muligt.

OK Gorm juni 2018

Privatlivspolitik i OK Gorm.

OK Gorm’s dataansvar

OK Gorm er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Vi behandler jeres personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

OK Gorm’s kontaktperson vedr. persondata er kassereren, se Bestyrelsen i OK Gorm

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:
Almindelige personoplysninger:

• Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.
• Evt. oplysning om kontonummer ved udbetaling af godtgørelse.

Oplysninger om ledere og trænere:
Almindelige personoplysninger:

• Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
• Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

• CPR-nummer, der kun opbevares, hvis brugen er påkrævet f.eks. til indhentelse af børneattest eller udbetaling af løn.
• Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest – disse oplysninger findes kun i OK Gorms e-boks.

Oplysninger om frivillige:

Almindelige personoplysninger:

• Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
• Oplysning om deltagelse i bestyrelse, udvalg, arbejdsgrupper, stævnefunktioner

Hvor opbevares oplysningerne:

OK Gorm benytter Conventus medlemssystem via Jelling forenede Sportsklubber (www.jellingfs.dk), som OK Gorm er en underafdeling af.

OK Gorm benytter O-Service (www.o-service.dk – gennem Dansk Orienteringsforbund) til medlemsdatabase og løbstilmelding.

Her indsamler vi oplysninger fra:

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
• Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til os

Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder startlister, holdopstillinger, resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Dansk Orienteringsforbund (www.do-f.dk) og Dansk Skiforbund i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet.
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Frivillige hjælpere:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige kontaktoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din seneste aktivitet i foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik, resultatlister og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

OK Gorm juni 2018