GORM, Jelling

Mission – Vision – Værdigrundlag – Politik – Mål
Orienteringsklubben Gorm – Skiklubben Gorm

Mission

GORMs formål er at samle orienterings- og skiinteresserede og give dem de bedste muligheder for at dyrke orienterings- og skisporten.

Vision

• At klubben gør orientering kendt som en sjov, tilgængelig og udfordrende idræt, der handler om at finde vej i naturen og i byerne med kort og evt. kompas.
• At klubben kan levere et tilbud om at dyrke nordisk skisport til interesserede i Vejle-Jelling området
• At klubben har et godt socialt miljø, hvor alle trives uanset køn, alder og niveau.
• At klubben tilbyder træning og aktiviteter, der er attraktive og udviklende for alle uanset niveau og ambition.
• At klubben altid har en fuldtallig bestyrelse og velfungerende udvalg kendetegnet ved kompetence og engagement.

Værdigrundlag

• Klubbens aktiviteter bygger på engagement og livsglæde.
• Det betragtes som en selvfølge, at klubbens medlemmer bidrager til løsning af klubbens opgaver (det forpligtende fællesskab), og at medlemmerne opfatter sig som ambassadører for sporten og klubben.
• GORM skal være en aktiv klub, der i sit arbejde og sine aktiviteter kendetegnes ved kvalitet og respekt blandt samarbejdspartnere lokalt, regionalt og på landsplan. ”Hvis det er værd at gøre, er det værd at gøre ordentligt.”
• Vi er ambitiøse og søger såvel sportslig som organisatorisk udvikling.
• Vi gør en indsats for at være åbne og informative – herunder at sikre en god dialog både internt blandt medlemmerne og eksternt blandt diverse samarbejdspartnere.

Politik

I forhold til medlemmerne

• Konkurrencer, aktiviteter og træninger for børn skal være tilpasset børnenes udvikling.
• Unge i alderen 13 – 24 skal have mulighed for at dyrke orientering på såvel motions- som eliteplan.
• Alle medlemmer skal gennem orientering opleve kammeratskab, mulighed for dygtiggørelse, motion, velvære og livskvalitet.
• Der skal være alsidighed i tilbuddet af aktiviteter samt kvalificeret instruktion og vejledning.
• Klubmiljøet skal have både sportslige og sociale kvaliteter.

I forhold til klubbens udvikling

• Klubben skal til stadighed motivere og opfordre sine ledere i såvel udvalg som bestyrelse og trænere til dygtiggørelse.
• Klubben skal udvikle og uddanne nye og flere ledere og trænere.
• Klubben skal til stadighed have fokus på rekruttering og fastholdelse af medlemmer.

Eksternt

• Klubben skal søge indflydelse og være synlig både lokalt, i kredsen og i forbundet.

Arrangementer

• Klubben skal sikre grundlaget for idrættens udøvelse i form af orienteringskort af høj kvalitet, skovadgang og tidsvarende materiel.
• Klubbens arrangementer og stævner skal være kendetegnet af rettidighed og høj kvalitet (Gorm-kvalitet).

Økonomi

• Klubben skal have en stabil økonomi, som gør at ledelse og udvalg kan arbejde med langtidsplaner og gennemføre de aktiviteter medlemmerne ønsker.
• Klubben betaler ungdomsløbernes startafgift og kørsel.
• Klubben betaler 50% startafgift og kørsel til seniorers deltagelse i DM’er og klubturneringer.
• Klubben yder tilskud til uddannelse og udvalgte klubture.
• På eliteniveau bakker klubben økonomisk op omkring talentmiljø, landshold og eliteidrætskommune.

Mål

Rekruttering

• Klubben skal have en nettotilgang af løbere hvert år både i ungdomsklasserne og seniorklasserne.
• Klubbens medlemmer er de bedste ambassadører for at tiltrække nye medlemmer. Alle nye voksne medlemmer tilbydes en mentor ordning.

Aktiviteter

• Klubben tilbyder hver tirsdag niveaudelt træning i forårssæsonen og efterårssæsonen.
• Der tilbydes spisning i forbindelse med alle træninger med udgangspunkt fra Abrahamsens Gård.
• Træning i samarbejde med OK Snab tilbydes hver torsdag på nær i sommerferien til ungdomsløbere med vilje og ambitioner. Træning sker efter ATK-konceptet.
• Klubben deltager i divisionsturneringen i 1. division.
• At klubben altid tager medaljer ved JFM og DM og målet er i landsmedaljestatistikken at være i top 20.
• Klubben arbejder for at finde sponsorer til store løb og søge fonde om midler til andre formål.

Uddannelse og udvikling

• Alle trænere både til klubtræning og til TVO-træning skal have træneruddannelse.
• Klubben skal mindst have 2 på træneruddannelse hvert år.
• Klubben er altid repræsenteret med min. 2 personer på det årlige Trænerseminar og DOF Akademi.
• Klubben skal altid blandt sine trænere have mindst en Diplomtræner.
• Klubben deltager i forbundets udviklingsprojekt 2015-2017.
• Klubben har hvert år børne- og ungdomsløbere på kurser og lejre.

Synlighed

• Klubben vedligeholder løbende sine Find vej projekter.
• Klubben skal være synlig via pressedækning, Find vej i Danmark, skoleorientering og DOF- projekter.
• Intern kommunikation foregår via hjemmeside.
• Klubbens medlemmer kan købe klubtøj mindst 1 gang pr. år. Design af klubtøj tages op hvert 10. år.
• Klubben er altid repræsenteret med 2 personer ved klubledermøder i SK og til DOF’s årlige repræsentantskabsmøde.

Arrangementer

• Klubben arrangerer som udgangspunkt 2 åbne løb pr. år.
• Klubben arrangerer mesterskabsløb minimum hvert 5. år.
• Klubbens kort må maksimalt være 5 år gamle ved brug til træningsløb.

Feb. 2015

 

Børne- og ungdomsudvalg

Målgruppe:

Børn og unge i alderen fra 6 til 20 år, som har lyst til at dyrke orienteringsløb på motions- eller konkurrenceplan.

 Vision:

Igennem tæt samarbejde med ungdomstrænerne, at skabe et trygt og socialt miljø med plads til alle børn og unge der har lyst til at dyrke orienteringsløb på alle niveauer.

 Politik:

At tilbyde aldersopdelt træning, hvor der trænes på alle niveauer, som kan være med til at danne udgangspunkt for aktiv deltagelse i konkurrencer og ungdomskurser.
6 – 8 år : leg
8 – 10 år: begynder
10 år – : let / mellemsvær
13 år – : mellemsvær / svær
At pleje ungdomstrænere ved blandt andet at tilbyde trænersamtaler og relevante kurser, som er med til at danne grundlag for den bedst mulige træning af børne- og ungdomsløbere i OK Gorm.

Mål:

• Øge antallet af ungdomsløbere i OK Gorm med 10% inden for se kommende 2 år i samarbejde med RUF-udvalget.
• Øge antallet af ungdomsløbere til åbne løb med 10 % inden for de kommende 2 år.
• Øge antallet af ungdomsløbere til kredsens ungdomskurser og lejre med 10% inden for de kommende 2 år.
• Løbende uddannelse af ungdomstrænere, 1-2 nye hver sæson.
• Minimum 20 træningsaftener om året
• Min. 1 ungdomstur for både yngre og ældre løbere

 

 Handleplaner

Mål 1:

Øge antallet af ungdomsløbere i OK Gorm med 10% inden for de kommende 2 år

Handling 1: I samarbejde med RUF-udvalget, at indbyde og afholde ”Tag en ven med til O-løb”-dag. Ansvarlig B&UU.
Handling 2: I samarbejde med PR-udvalget bibeholde den gode omtale i medierne og samtidig gøre mere opmærksom på de ikke resultatmæssige goder ved orienteringsløb. Ansvarlig B&UU.

Mål 2:

Øge antallet af ungdomsløbere til åbne løb med 10 % inden for de kommende 2 år.
Delmål: Skabe et trygt miljø, der indbyder til deltagelse i åbne løb

Handling 1: Introduktion til løberne: Som en del af det ugentlige oplæg ved tirsdagstræningen fortælles om kommende løb mm
Ansvarlig: B&UU – Trænerne.
Handling 2: Synlige tryghedpersoner/trænere på stævnepladsen: På træningen før en løbeweekend bekendtgøres overfor løberne, hvem af trænerne samt tryghedspersoner, der deltager i weekendens løb. Trænerne
koordinere med hinanden i forhold til deres starttidspunkter, således at der hele tiden vil være en tryghedsperson til stede på aftalt sted, på stævnepladsen.
Ansvarlig: B&UU – Trænerne.
Handling 3: Aftalte skygger: Den enkelte løber præsenteres på tirsdagstræningen for mulige skygger til weekendens løb.
Ansvarlig: B&UU – Trænerne.
Handling 4: Introduktion til forældre omkring O-service, kørselsordning og klubtilskud: Der indkaldes til forældremøde hvor O-service, kørselsordning, klubtilskud samt nye tiltag (eks. ovenstående praksis) præsenteres, med henblik på at indfri delmålet.
Ansvarlig: B&UU

Mål 3:

Øge antallet af ungdomsløbere til kredsens ungdomskurser og lejre med 10% inden for de kommende 2 år.

Handling 1: Orienterer ungdomsløberne om hvad der tilbydes på kurserne både O-teknisk og socialt. Oplæg til løberne fra løbere der har deltaget.
Ansvarlig: B&UU – Trænerne.
Handling 2: Tidlig og tydelig offentliggørelse af datoer og sted for kommende kurser og lejre, på hjemmesiden, facebook og evt. via mail.
Ansvarlig: B&UU.

Mål 4:

Løbende uddannelse til – videreuddannelse af trænere, 1-2 nye hver sæson.

Handling: Emner som kommende trænere spottes i løbet af sæsonen og tilbydes uddannelse. Videreuddannelse af trænere tilbydes efter ønske og behov.
Ansvarlig. B&UU.

Mål 5:

Minimum 20 træningsaftener om året

Handling: 1-2 ungdomstrænere er medlem af træningsudvalget og deltagende i udarbejdelsen af træningsplanen.
Ansvarlig: B&UU – Træningsudvalget.

Mål 6:

Minimum 1 ungdomstur for både de yngre og ældre løbere pr. år

Handling 1: En ansvarlig for de yngste løberes dagstur fastsættes på året første trænermøde.
Ansvarlig: B&UU.
Handling 2: 1 -2 ansvarlige for de ældre løberes tur i uge 42 fastsættes på årets første trænermøde.
Ansvarlig: B&UU.
Handling 3: Løbere samt forældre orienteres i god tid omkring de planlagte ture, for at sikre størst mulig tilslutning.
Ansvarlig: B&UU – Trænerne.

Formuleret 1.3.2015

 

Talent- og eliteudvalg

Baggrund.

OK Gorm deltog i slutningen af 90’erne og starten af 00’erne i DOF’s udviklingsprojekter. Som et væsentligt tiltag i disse projekter blev der etableret struktureret træning med instruktion af børn og voksne. Resultatet blev en tilgang af nye medlemmer både voksne og børn. Specifikt noteredes en medlemsfremgang fra 33 medlemmer under 18 ved udgangen af 2005 til et medlemstal på 67 under 18 ved udgangen af 2008.

Det betød, at OK GORM og OK Snab indgik et samarbejde for at styrke træningstilbuddet til denne aldersgruppe. Samarbejdet bar navnet Team Vejle Orientering (TVO) og dette talentsamarbejde blev godkendt som en del af DOF’s 3-årige ATK projekt også kaldet ”Godt træningsmiljø for orienteringstalenter”.

Samarbejdet og idrætten orientering blev endvidere godkendt som ’udviklingsidræt’ i Vejle Kommune, der fra 2009 af Team Danmark var blevet godkendt som Eliteidrætskommune.

Siden 2009 har der via TVO været et tilbud til løbere i alderen fra 12-13 til 18 år, som er villige til og har lysten til at yde en ekstra indsats i form af en ekstra ugentlig træning udover de træninger, de tilbydes i klubben. Løberne skal være i stand til selvstændigt at gennemføre en mellemsvær bane.

Der har siden været en markant resultatmæssig fremgang i klubbens ungdomsafdeling.

I 2009 fik TVO-samarbejdet 3 medaljer(2 S og 1 B) ved de danske mesterskaber. I 2013 blev det til 19 medaljer ved de danske mesterskaber, heraf 12 guldmedaljer.  OK GORM noterede sig for 11 medaljer af de 19 medaljer (5 G, 2 S, 4 B).

OK GORM har også de seneste to år haft en løber på U-16 landsholdet og i 2013 fik OK GORM en Europamester i D16, den første internationale medalje til en OK GORM løber siden 2005.

Vejle Kommune blev med udgangen af 2012 godkendt som eliteidrætskommune for en ny 4-årig periode (2013-16) og TVO er for denne periode sammen med 4 andre idrætter indplaceret som ”prioriteret idræt” med støtte fra Team Danmark.

 

Målgruppen for OK Gorms talent- og eliteudvalg:

TVO – Løbere fra ca. 13 år, der er villige til og har lyst til at yde en ekstra indsats med træningen, som træner individuelt ud fra anbefalinger i ”talentets udvikling”, og som er aktiv konkurrencedeltager.
Løbere der er udtaget til junior og seniorelite.
Ungsenior 17-25 år (i DOF dækker betegnelsen Ungsenior løbere fra 21-25 år).

Vision:

Visionen for OK GORMS elitearbejde er at skabe og fastholde et inspirerende og kvalificeret træningsmiljø, der udvikler orienteringsløberen så langt talentet rækker.

 Politik:

• Der skal arbejdes for at fastholde og styrke det træningstilbud og træningsmiljø klubben har.
• Der skal arbejdes for fortsat rekruttering af løbere til TVO.
• Der skal arbejdes for fortsat udvikling af de talenter, der er i TVO.
• Der skal arbejdes for at fastholde de løbere, der glider ud af TVO, som en fortsat aktiv del af træningsmiljøet.
• Der skal arbejdes for at udvikle og udbygge trænerstaben både kvantitativt og kvalitativt.

Mål:

• Årlig tilgang til TVO af 3 løbere (begge køn repræsenteret)
• At GORM kontinuerligt har 10 løbere i TVO
• At GORM kontinuerligt har 5 løbere i TC Syd Vejle
• At alle GORMs Gruppe 1 TVO-løbere deltager i JFM og mindst 5 af 6 DM’er.
• At 50% af GORMs Gruppe 2 TVO-løbere deltager i JFM og mindst 5 af 6 DM’er.
• At GORM ved KUM er repræsenteret i alle klasser
• At GORM hvert år er repræsenteret med mindst 2 løbere i DOF’s juniorrangliste
• At GORM hvert år har mindst 2 løbere med til DOFs juniortestløb
• At GORM i 2016 har to løber på juniorlandsholdet
• At GORM i 2018 har en løber på seniorlandsholdet
• At fremmødeprocenten til TVO træninger er 80 % for den enkelte løber
• Hvert år at have 3 på DOFs Træner 1 uddannelse
• Hvert år at have 1 på DOFs træner 2 uddannelse
• Hvert 5. år at have 1 på DOF’s Diplomtræneruddannelse
• Hvert år være repræsenteret med minimum 3 trænere på DOFs trænerseminar.

 

Træningsudvalg

Træningsudvalget er ansvarlig for den overordnede koordination og planlægning af tirsdagstræningen i OK Gorm.
Udvalget består af fire medlemmer, hvoraf 2 er udpeget af ungdomsudvalget. Udvalgets formand er medlem af Gorms bestyrelse og vælges på generalforsamlingen. Det sidste medlem findes blandt klubbens øvrige trænere.

Udvalgets primære opgave består i:

1. at udarbejde en træningsplan, hvoraf skal fremgå:

• Hvor og hvornår der trænes
• Hvem der er ansvarlig for banelægning, postudsætning og postindsamling
• Info af særlig interesse som spisning, divisionsmatcher, klubture m.m.

2. at samarbejde med andre klubber

• At koordinere fælles træning med OK Snab.
• At planlægge og koordinere vintertræningsløb om lørdagen med trekantområdets øvrige klubber.

Målgruppe:

• Alle medlemmer i Gorm

Vision:

• Et godt, socialt træningsmiljø hvor der er udfordringer og udviklingsmuligheder for alle.

Politik:

• Træningen varetages af uddannede trænere
• Banelægning og postudsætning varetages af kompetente personer
• Postindsamling er en fællesopgave som i høj grad uddelegeres
• At vi træner med udgangspunkt på Abrahamsens Gård min halvdelen af gangene

Mål:

• At der til hver træning er løb i alle sværhedsgrader
• At motivere børn og voksne til at udvikle sig som o-løber
• At den enkelte træning sætter fokus på et træningsmoment
• At have et træningstilbud hele året
• At træningen gøres varieret ved bla. at benytte forskellige skove
• At medlemmerne informeres grundigt om de forskellige aktiviteter på klubbens hjemmeside
• At der er styr på alle praktiske ting omkring træningen hver gang

Handleplan:

• Der laves en træningsplan for minimum et halvt år ad gangen.
• Af træningsplanen fremgår hvor træningen foregår, hvilket moment der trænes, og hvem der har ansvaret for banelægning, postudsætning og postindsamling.
• Vi arrangerer læringslørdag for voksne.
• Vi samarbejder med OK Snab om natløb i et passende omfang.
• Vi prøver at få uddannet minimum én ny træner pr år.
• Vi samarbejder med ungdomsudvalget.
• Vi har også fokus på de voksnes udbytte af træningen.

Årsplan:

Træningsudvalget mødes minimum to gange årligt for at evaluere og planlægge årets træning.

• Januar/februar: Planlægning af forårssæsonen
• Maj/juni: Planlægning af efterårssæsonen
• Oktober: Evaluering af årets træning.
  .

Formandens opgave:

(dele af ansvarsområdet kan uddelegeres til øvrige medlemmer af udvalget)

• At indkalde til udvalgets møder og lave dagsorden.
• At afstemme udvalgets indsats med bestyrelsens forventninger.
• At have kontakt til ungdomsudvalget og bringe idéer og behov videre til træningsudvalget.
• Koordinere medlemsinvolveringen i forbindelse med tirsdagstræningen.
• At sørge for kommunikation/kontakt til alle involverede parter i træningen.
• At levere relevant info om træningen til hjemmesiden.
• At finde nye trænerkandidater og henvise dem til DOF´s kurser.

Andre udvalgsmedlemmer har til opgave:

• At koordinere lørdagstræningen i vinter perioden med de øvrige klubber i trekantområdet
• At udarbejde en træningsstatistik
• At finde vinderen af Gormmester-pokalen ud fra resultater i divisionsturneringen og klubmesterskabet.

 

Skiudvalg

Målgruppe:

Personer, som interesserer sig for og gerne vil dyrke nordisk skisport i Jelling området

Vision:

 At vi i Skiklubben Gorm kan levere et varieret og attraktivt tilbud om at dyrke nordisk skisport til interesserede til vores målgruppe

 Politikker:

• At klubben deltager i forbundets (DSkiF) aktiviteter og medvirker til at udvikle samarbejdet mellem klubberne.
• At klubben så ofte det er muligt laver langrends spor, til glæde for offentligheden i Jelling og omegn.
• At vi er en klub, der både er for dem der søger naturoplevelser i sneen, og for de der ønsker at konkurrere.

 Mål:

• At der så snart der er tilstrækkeligt sne køres spor på Golfbanen i Jelling
• At der i vintre med vedvarende snedække arrangeres ”Jelling-loppet”
• At der som minimum i vinterhalvåret arrangeres regelmæssig fællestræning.
• At klubben har uddannede instruktører, der kan hjælpe interesserede begyndere i gang.
• At der minimum en gang hver vinter arrangeres en fællestur til en nordisk skidestination for klubbens medlemmer.

 Skiudvalgets opgaver:

• At der organiseres sporkørsel på golfbanen, når der er tilstrækkeligt sne.
• At klubbens medlemmer informeres om tilbud i skimiljøet.
• At der bliver arrangeret skiture for medlemmerne.
• At organisere træning for medlemmerne f.eks. på rulleski.
• At organisere vedligehold af klubbens udstyr: Snescooter og rulleski.

Udvalgets sammensætning

Der er pt. ikke et udvalg

Formandens opgaver

• Indkalde til og lede udvalgsmøder
• Sikre at akutte problemer løses.
• Informere medlemmer om udvalgets arbejde
• Fordele opgaver, der ligger uden for udvalgets områder.
• Videresende indkommen “post” i henhold til ansvarsområder.
• Sikre at udvalgets opgaver varetages.
• Iværksætte, følge op på, evaluere og dokumentere udviklingsprojekter/indsatsområder.
• Beskrive, formidle og følge op på politikker.
• Udarbejde og justere årsplan.
• Sikre relevant lederuddannelse.
• Repræsentere skiklubben udadtil.
• Sidde i OK Gorms bestyrelse.
• Deltage i møder i DSkiF.
• Vise opmærksomhed til medlemmer jf. retningslinjer for gaver og tilskud

Årsplan for formanden

OPGAVE	BESKRIVELSE	TIDSPUNKT
Information og formidling	Tjek DSkiF’s hjemmeside	Daglig/ugentlig
Generalforsamlinger mm.	OK Gorm	Februar
	Repræsentantskabsmøde DSkiF	maj
Bestyrelsesmøder	Opfølgning referat – Kort nyt	ca. 4 x pr år
	Levere input til budget	Oktober
Forberedelse generalforsamling	Skrive årsberetning

Årsplan/årshjul for skiudvalget 2016

OPGAVE	BESKRIVELSE	TIDSPUNKT
Planlægning af årets aktiviteter	Skiture, Fællestræning, Løjpekørsel, diverse	Oktober
Opstart fællestræning for vinterperioden	Udsende invitation	ca. 15. oktober
Arrangere klubtur (Svarstad)	Udsende invitation	ca. 15. november
	Bestille kørsel, færge, hytter	ca. 1. januar
	Tur	Weekend uge 6-7
Vedligeholde rulleski	Tjek tilstand af udlånte ski	ca. 1. november
Klargøre snescooter	Før sæsonen	ca. 1. december
Sporkørsel	Når der er sne nok	1. december – 1. april
Information – formidling	Tjek DSkiF’s hjemmeside	Dagligt/ugentligt
	Udsende nyhedsbrev	ca. 6x årligt
Generalforsamlinger mm.	OK Gorm	Februar
	Repræsentantskabsmøde DSkiF	Maj
Bestyrelsesmøder	Opfølgning referat, kort nyt	ca. 4x pr år
	Levere input til budget	Oktober
Forberedelse generalforsamling	Skrive årsberetning	31. dec. 2016

November 2015

 

Kort- og Skovudvalg

Kort- og skovudvalgets vision:

• at sikre et godt samarbejde med lodsejere og andre interessenter, som muliggør at OK Gorm kan få adgang til orienteringsmæssigt interessante skovområder i nærområdet, og derved kan gøre det muligt at lave attraktive løbsarrangementer og træning.
• at sikre at tidssvarende kort/kortfiler er tilgængelige til træning, træningsløb og terminslisteløb.

 

I Kort- og skovudvalget er der følgende funktioner:

Formand:
Ansvarlig for kort og skovudvalgets aktiviteter, skal bl.a. sørge for tidssvarende kort/kortfiler til træning, træningsløb og terminslisteløb m.v. samt administrere og sælge kort/kortfiler.
Skovkontakt:
Skovkontakten er ansvarlig for kontakt til interessenter i løbsområderne, herunder indhente skovtilladelser hos skovejere, skovadministratorer og evt. jagtlejere i forbindelse med korttegning, træning og løbsarrangementer.
Korttegnere:
”Fodfolket”, som tager ud i skoven, rekognoscerer skovene og rentegner kortene.

 

Rekrutteringsudvalg

Målgruppe:

OK Gorms medlemmer.
Potentielle nye medlemmer, der viser interesse for orienteringsidrætten i OK Gorm.

Vision:

• at alle potentielle medlemmer, der møder op i OK Gorm, får en imødekommende og venlig modtagelse, der gør, at de har lyst til at blive en del af klubben.
• at klubbens medlemmer oplever, at de er en del af et klubfællesskab, og hvor man med sin deltagelse oplever at bidrage til klubbens daglige liv og fortsatte eksistens.
• at klubben gennem rekrutteringsarrangementer skaber interesse for orientering og tilgang af medlemmer.

Politik:

• at klubben deltager i forbundets (DOF) rekrutteringsprojekter samt er opmærksom på, hvilke lokale tiltag klubben selv kan gøre for at skaffe nye medlemmer.
• at interesserede der møder op i OK Gorm bliver budt velkommen og får udleveret informationsmateriale.
• at nye medlemmer får tildelt en mentor (mentor/o-ven til børne-og ungdomsløbere arrangeres i samarbejde med børnetrænerne)
• at klubben har materiale omkring mentorordningen.
• at medlemmerne får mulighed for at tilkendegive, hvor/hvis de har mulighed for at bidrage til klubbens daglige liv og ad hoc opgaver.

Mål:

• at klubben årligt arrangerer ”Find vej-dag” i samarbejde med DOF.
• at ”Find vej” projekterne er vedligeholdt, at de tilhørende kort er opdaterede.
• at klubben årligt får en nettotilgang af nye medlemmer svarende til klubbens overordnede mål.
• at velkomstkuverterne altid er opdaterede og relevante. Revideres årligt inden sæsonstart.
• at klubbens materiale omkring mentor ordning er opdateret og relevant. Revideres årligt inden sæsonstart.
• at nye medlemmer får tildelt en mentor senest 14 dage efter indmeldelse.
• at medlemmerne en gang årligt får mulighed for at sige til og fra i forhold til klubbens opgaver via spørgeskemaet.
• at udvalget kommer med ideer til fremtidige rekrutterings-, intro- og fastholdelsesaktiviteter.
• at sikre et godt og konstruktivt samarbejde med bestyrelsen og klubbens øvrige udvalg og derved bidrage til sammenhængskraften i OK Gorm.

Udvalgets sammensætning:

Udvalget består af 5 medlemmer:
1 ungdomsrepræsentant. For nuværende: Vakant
1 nyere medlem. For nuværende: Vakant
3 klubmedlemmer, som har været i klubben i længere tid. For nuværende: Asta Terkelsen, Steen Holmegaard og Merete Larsen.
Udvalgsformand. For nuværende: Ove Hvam-Andersen

Målet er 2 møder om året.
Et efterårsmøde, hvor rekruttering og modtagelsen af nye medlemmer evalueres og nye tiltag til næste sæson planlægges.
Et forårsmøde hvor bl.a. spørgeskemaerne drøftes og hvor der fokuseres rekrutteringsarrangementer i den kommende sæson. Herunder ”Find vej” – dagen

Udvalgets opgaver:

I forhold til rekruttering og fastholdelse af medlemmer:

• at være overordnet ansvarlig for klubbens fastholdelses- og rekrutteringspolitik
• at sikre, at politikken evalueres årligt og opdateres ift. klubbens indsatsområder
• at sikre, at der er overordnet ansvarlig (tovholder) på rekrutterings- og fastholdelsesprojekter
• at sikre opfølgning / evaluering på rekrutterings- og fastholdelsesprojekter

I forhold til mentorfunktionen:

• at nye medlemmer tildeles mentor
• at mentorer informeres om deres opgaver
• at der er et mentorkorps
• at informationsmateriale til nye medlemmer er opdateret og udleveres til disse

I forhold til spørgeskemaer:

• at tilrette spørgeskema i samarbejde med udvalgsformænd og sikre at det kommer på hjemmesiden

Formandens opgaver:

• skrive beretning
• indkalde til møder
• ansvarlig for udvalgets information
• ansvarlig for udvalgets opgavebeskrivelse
• overordnet ansvarlig for udvalgets opgaver
• ansvarlig for afholdelse af ”Find vej” dag

Opgaver, der er i gang (2017):

Forberedelse og afholdelse af ”Find vej” dag

Velkomstmateriale. Kopiering af materialer, pakning og uddeling af kuverter.

Tildeling af mentorer til nye medlemmer. Der findes dokument om mentors opgaver.

Spørgeskema: Revision og distribution.

Afholdelse af familieorientering.
Afholdelse af gæstetræning.

Revideret Oktober 2017

Arrangementsudvalg

Målgruppe:

OK Gorms medlemmer og øvrige løbsdeltagerer.

Vision:

Tilstræbe høj kvalitet (Gorm kvalitet) i alle de løbsarrangementer klubben afholder.

Formål:

Sørge for at klubben til stadighed har en veluddannet stab af funktionsledere, således at vi har kompetencerne til at afholde diverse løbsarrangementer – lige fra lokale motionsløb til DM og Påskeløb.
Tilbyde gode og velorganiserede klubture, hvor vi tilstræber os på at finde de bedste overnatningsmuligheder, som tilgodeser klubbens medlemmer, således at vi får flest mulige med på klubturene og derved styrker det sociale sammenhold i klubben.
Afholde Klubmesterskaber DAG og NAT, hvor vi tilstræber at få alle aktive medlemmer i klubben med og således styrke det sociale fællesskab i klubben.

Mål:

• I Gorm vil vi tilbyde at afholde 1 -2 divisionsmatch /JFM stævner årligt.
• Vi vil tilbyde at afholde et DM arrangement minimum hver 5.år og Påskeløb hver 10.år.
• Vi vil afholde motionsløbet ”Jellingløbet” hvert år.
• Vi vil tilbyde mindst 1 – gerne 2 klubture til alle medlemmer hvert år.
• Vi vil finde klubmestre i alle klasser – både til DAG og NAT mesterskaber.
• Vi vil tilbyde at afholde andre arrangementer (U1 kursus, voksenkursus, m.m.) som Sydkredsen udbyder.

Handleplaner:

Løbsarrangmenter/stævner:
Uddanne banelægger intern ved at afholde Condes kursus og banelægningskursus i vinterperioden.
At nye banelæggere starter med at lægge baner til træningsløb, herefter B-løb.
Sørge for at kommende banelægger kommer på DOF akademiets kursus.
Uddanne stævneledere ved hjælp af mentor ordning.
Sørge for at kommende stævneledere kommer på DOF akademiets kursus.
Sørge for opdaterede løbsmanualer.
Sørge for evaluering af alle løbsarrangementer og at disse er tilgængelige for kommende funktionsledere.
Klubture:
Arrangere “Gorm 3 dages” den 2. weekend i juni.
Finde spændende løbsarrangementer, som er egnede til klubture.
Finde de bedste overnatningsmuligheder til lavest mulig pris.
Sørge for at melde klubturene ud inden årsskifte.
Lave reklame for klubturene ved generalforsamling og ved opslag i klubhuset.
Sørge for at der er en koordinator med på alle klubture.
Forsøge at få medlemmerne til at evaluere klubturene og komme med ønsker til fremtidige klubture.
Klubmesterskaber:
Finde de bedst egnede terræner/løb til mesterskaberne.
Sørge for opdateret liste over mesterskabsrækkerne.
Lave opslag på hjemmesiden og i klubhuset omkring klubmesterskaberne.
Sørge for sociale tiltag ved mesterskaberne – f.eks. tipskupon og sørge for forplejning i forbindelse med klubmesterskab DAG.

Arrangementsudvalget består af:

1 formand – vælges på klubbens generalforsamling hvert andet år – ulige årstal jf. vedtægterne.
4 udvalgsmedlemmer, som findes blandt klubbens aktive medlemmer.
Medlemmerne sammensætning og kompetencer ønskes således:
1 repræsentant fra træningsudvalget – pt. Poul Erik
1 repræsentant fra ungdomsudvalget – pt. Dorte
1 træner repræsentant – pt. Anette
1 referent – pt. Inger

Formandens opgaver:

• Medlem af Gorms bestyrelse
• Udarbejde beretning for udvalget til klubbens generalforsamling
• Deltage i klubbens generalforsamling
• Ansvarlig for at få ansøgt om løbsarrangementer i Sydkredsen, efter aftale med Kort- og Skovudvalget.
• Ansvarlig for at der er udpeget Stævneleder og banelægger til kommende o-løbs arrangementer.
• Ansvarlig for at manual til B-løb er á jour ført og synlig
• Deltage i eller være opdateret, i møder vedrørende o-løbs arrangementer i klubben
• Ansvarlig for at få funktionslederoversigten á jour ført.
• Ansvarlig for at løbsarrangementer evalueres
• Indkalde til møder i arrangementsudvalget
• Udsende dagsorden senest 1 uge før møderne
• Ansvarlig for udvalgets information
• Ansvarlig for udvalgets opgavebeskrivelse
• Ansvarlig for at der udarbejdes og synliggøres sæsonplaner (klubture, anbefalede løb)
• Deltage i møder vedrørende Jellingløbet
• Ansvarlig for fuldtallig styregruppe i forbindelse med Jellingløbet.

Medlemmernes opgaver:

• Deltage i arrangementsudvalgets møder
• Skrive referat fra møderne (Inger)
• Planlægge og afvikle NATCUP syd (Poul Erik)
• Ansvarlig for at manualen til NATCUP syd er á jour ført (Poul Erik)
• Afholde Condes kurser efter behov (Poul Erik) – i samarbejde med træningsudvalget
• Afholde banelægningskurser efter behov (Poul Erik) – i samarbejde med træningsudvalget
• Komme med forslag til kommende klubture
• Finde overnatning til klubturene (Anette)
• Finde egnede løb til afvikling af klubmesterskaber
• Komme med forslag til kommende banelæggere og stævneledere.

Forretningsorden:

Udvalget mødes minimum 2 gange årligt – lige før sæsonstart og igen lige efter sommerferien.
Til hvert møde har formanden udarbejdet en dagsorden og der skrives referat.
Faste punkter på dagsorden er:
1.møde i marts:
Evaluering af klubmesterskaber DAG og NAT
Status på Jellingløbet
Påskeløb/klubtur/koordinator
Gorm 3-dages
Sommerklubtur/koordinator
Status på kommende B-løb
Forslag til anbefalede løb
2.møde i august:
Evaluering af afholdte løb.
Evaluering af klubturene.
Beslutning om klubmesterskab DAG
Forslag til bestyrelsen om næste års klubture
Status på kommende løb.
NAT-cup syd – planlægning

Årsplan/årshjul for arrangementsudvalget 2018

Måned	Dato	Arrangement/aktivitet
Januar		Opfordre nye medlemmer/kommende banelæggere/stævneledere til at deltage i DOF akademi.
		Indbydelse til årets klubtur på hjemmesiden
Februar		Planlægning af klubmesterskab NAT (Natugle løb)
	21.	Deltage i klubbens generalforsamling
Marts		Tilbyde B-løb til efterfølgende år inden den 1. april (i samarbejde med kort- og skovudvalg)
		Afvikle Klubmesterskaber NAT
		Afvikle Natcup Syd
		Afholde 1. møde i arrangementsudvalget
	18.	Afholde åben løb og divisionsmatch i Jelling Skov
	29.-31.	Klubtur til Påskeløb på Fanø
April		Anbefalede løb på hjemmesiden + opslag i klubhuset (i samarbejde med ungdomsudvalget)
	24.	Arrangere og afholde klubaften
Maj		Planlægge Gorm 3-dages
	15.	Ekstra klubaften i forbindelse med træning i fremmed skov
Juni	8.-10.	Afholde Gorm 3-dages ved Vester Thorup
	13.	Afvikle Jellingløbet
Juli		Sommer klubtur til veteran WM i København
August		Afholde 2.møde i arr.udvalget
		Planlægge klubmesterskab DAG
	25.	Afholde DM mellem i Højgaard
September		Finde overnatning til næste års klubture
		Afholde klubmesterskab DAG
		Arrangere og afholde klubaften
Oktober		Planlægning af NATCUP syd
November		Tilbyde DM 5 år frem og JFM 3 år frem inden den 1. dec. (i samarbejde med kort- og skovudvalg)
December		Skrive beretning inden jul

Udarbejdet den 25. marts 2018

 

 

Kommunikations- og PR-udvalg

Politik

For OK GORMs kommunikationspolitik gælder følgende:

Internt: medlemmer, bestyrelse, trænere, forældre, udvalg
Eksternt: sponsorer, alm. offentlighed, Vejle Kommune, Sportens Venner, Jelling Musikfestival, lodsejere, skovejere, skoler, institutioner, JFS, DOF, Sydkredsen, Trekantklubber (Snab).

Formål:

Formålet internt er:

• At sikre kendskab til klubben.
• At sikre ejerskab og tilhørsforhold til klubben.
• At sikre åbenhed omkring beslutninger.
• At danne basis for rekruttering til bestyrelse, udvalg og opgaver.
• At skabe forståelse for at medlemskab er et gensidigt forpligtigende forhold – et yde, yde forhold.
• At øge kendskabet blandt medlemmerne til både kommende og afviklede aktiviteter (løbsaktiviteter, mødeaktiviteter, uddannelsesaktiviteter)
• At understøtte øget aktivitetsniveau både sportsligt og generelt

Formålet eksternt er:

• At kunne påskønne i forhold til samarbejdspartnere og sponsorer, private som offentlige
• At synliggøre og legitimere klubben i lokalt og regionalt  ved at fortælle de gode historier om klubliv, resultater, aktiviteter
• At skaffe goodwill hos lodsejere, sponsorer og myndigheder
• At synliggøre de værdier klubben står for omkring færdsel i naturen
• At bevare en høj synlighed og et godt image i det lokale miljø
• At skaffe et bedre udgangspunkt for medlemsrekruttering

Kommunikations- og PR-udvalget består af følgende:

Iflg klubbens vedtægter, § 5. Ledelse, skal udvalgets formand være repræsenteret i OK GORMs bestyrelse og han/hun er på valg på lige årstal.

Fra 2018 har udvalget følgende sammensætning/repræsentation:

• Formand, valgt på klubbens generalforsamling
• Webmasteren
• Repræsentant for børn/talent/elite
• Repræsentant for bredde
• Ansvarlig for klubbens scrapbog

Medlemmerne vælges/udpeges således:

Formand vælges iflg. Vedtægterne.
Webmaster og ansvarlig for scrapbog udpeges blandt egnede og interesserede klubmedlemmer.
Repræsentant for bredde og børn/talent/elite udpeges af og blandt disse medlemsgrupper.
Ansvarlig for udpegning af børne/talent/elite repræsentanten er Børne-og ungdomsudvalget i samarbejde med Talent og eliteudvalget og ansvarlig for udpegning af bredderepræsentanten er Træningsudvalget.

Kommunikations- og PR udvalgets opgaver er:

• Koordinere og sikre produktion af stof og fotos til diverse medier.
• Hvert år i januar udarbejde nyhedsplan for årets væsentligste begivenheder.
• Lave reporterliste på nyhedsplanen og opfølgning af denne.
• Udpege ”fotografer ” for årets opgaver.
• Vedligeholdelse af fotoarkiv , opslagstavler, annoncemateriale (logoer etc.).
• Føre klubbens scrapbøger.
• På anmodning fra udvalg udarbejde forslag til annoncer, annoncekampagner.
• Overordnet ansvarlig for at klubbens hjemmeside er opdateret og brugervenlig.
• Indstilling af budget til kassereren for OK Gorms bestyrelse.
• Årlig vurdering af mål og opgaver og ajourføring af samme.

Formandens opgave er:

• Repræsenterer udvalget i GORMs bestyrelse.
• Indkalder til møder i udvalget, minimum et planlægnings- og koordineringsmøde umiddelbart efter OK GORMs generalforsamling i februar og et opsamlings-evalueringsmøde efter sæsonafslutning i oktober.  Ellers efter behov.
• Indstillinger til bestyrelsen omkring økonomi.
• Overordnet ansvarlig for klubbens PR, synliggørelse og informationsvirksomhed i samarbejde med udvalget.
• Ansvarlig for uddannelse og kursusvirksomhed relevant for udvalget.

Medier til PR og kommunikation:

Opslagstavler i klubhuset.

http://www.okgorm.dk:

• månedsplan
• klubbens og udvalgenes politikker og handleplaner
• bestyrelsens og udvalgenes møder
• aktiviteter generelt
• beretninger
• fotos

Orientering.dk (tidl. O-posten)
Opslag i byen
Ugeavisen Jelling, Budstikken og evt. diverse oplandsaviser

• annoncer
• foromtaler
• beretninger

Vejle Amts Folkeblad
DR P4 Trekanten
TV SYD
DR og andre elektroniske medier i ind- og udland.
Vedligeholde plancheudstilling.

Årsplan for Kommunikations- og PR Udvalget:

Opgaver	Tidspunkt
Opsamling fra generalforsamling Udarbejde nyhedsplan for årets væsentligste begivenheder Lave reporterliste på nyhedsplanen og lave aftaler med skribenter Udpege ”fotografer ” for årets opgaver Udarbejde oplæg til designmanual for OK Gorm jfr. OK Gorms Udviklingsplan	Udvalgsmøde i første ½-del af marts
Opfølgning af ovenstående	Udvalgsmøde i første ½-del af  juni
Opfølgning af ovenstående Opsamling og evaluering af årets aktiviteter	Udvalgsmøde i oktober
Beretning	December
Føre klubbens scrapbøger	Løbende
På anmodning fra udvalg udarbejde forslag til annoncer, annoncekampagner.	Ved behov
Holde øje med, at hjemmesiden er brugervenlig, opdateret og aktuel. Det gælder både på tekst og fotosiden.	Løbende

Opdateret jan. 2018